助學濟困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀要

　　廣州市蘿崗區(qū)草根助學濟困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀要
　　
　　[2013]31 號
　　
　　二○一三年九月十六日 簽發(fā)：黎小東
　　
　　2013年9月15日下午，廣州市蘿崗區(qū)草根助學濟困聯(lián)合會（簡稱“草根助學會”）在科學城圓滿召開了半年工作會議暨第一次會員代表大會，會議通過差額選舉誕生了第一屆執(zhí)委會成員。會后， 執(zhí)委委員召開了第一次會議，會長黎小東，副會長王又鋒，第一屆執(zhí)行委員會委員、工作人員羅慧梅、何放權、張進步、余銀標、黃少燕、陳妮妹等參加了會議，會議紀要如下：
　　
　　一、確認執(zhí)行委員會及內(nèi)設機構負責人
　　
　　經(jīng)會長提名，會議表決通過執(zhí)行委員會及內(nèi)設機構負責人任命事宜，會議決定：
　　
　　聘饒登興為執(zhí)行委員會總干事；
　　
　　聘黃愛華為執(zhí)行委員會副總干事，主持執(zhí)行委員會日常工作，兼任發(fā)展規(guī)劃部部長；
　　
　　聘鐘飛興為品牌推廣總監(jiān)；
　　
　　聘夏曉英為行政事務部部長；
　　
　　聘郭文青為助學管理部部長；
　　
　　聘羅慧梅為會員管理部部長；
　　
　　聘何放權為品牌推廣部部長；
　　
　　聘鐘怡為助學管理部副部長；
　　
　　聘江文健為會員管理部副部長；
　　
　　聘何鳳賢為會員管理部副部長；
　　
　　聘夏黎為監(jiān)事會主席；
　　
　　聘孫方方為監(jiān)事會監(jiān)事。
　　
　　上述人員，聘期兩年，從二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。
　　
　　二、研究執(zhí)行委員會內(nèi)設部門工作分工
　　
　　會議對各部門工作分工進行了討論交流，決定如下：
　　
　　（一）行政管理部
　　
　　1、制、收、發(fā)文件材料，起草領導講話稿、邀請函和匯報材料；
　　
　　2、整理、保管草根助學會文件檔案；
　　
　　3、經(jīng)辦草根助學會綜合性、專題性會議；
　　
　　4、承辦對外交流、考察接待，協(xié)調公共關系；
　　
　　5、管理公共郵箱，受理相關咨詢；
　　
　　6、保管證照、印章，辦理證照年審和相關資格認定工作；
　　
　　7、辦理草根助學會財務管理工作；
　　
　　8、負責人事管理工作；
　　
　　9、物資采購、收發(fā)及保管；
　　
　　10、承辦黨支部、會長、執(zhí)委會交辦的其他事務。
　　
　　（二）品牌推廣部
　　
　　1、培育和維護宣傳資源；
　　
　　2、開展對外宣傳；
　　
　　3、編印內(nèi)部刊物；
　　
　　4、維護和推廣各宣傳平臺；
　　
　　5、處理公共危機；
　　
　　6、制作宣傳資料；
　　
　　7、建立宣傳檔案與收集稿樣。
　　
　　（三）發(fā)展規(guī)劃部
　　
　　1、制訂發(fā)展規(guī)劃；
　　
　　2、牽頭制訂規(guī)章制度與工作流程；
　　
　　3、審核各部門規(guī)章制度，協(xié)調部門間的銜接和配合；
　　
　　4、組織策劃公益項目和大型活動；
　　
　　5、審核分支機構成立、合并與注銷；
　　
　　6、檢查、指導、考核分支機構工作；
　　
　　7、負責各部門、執(zhí)行委員會成員業(yè)績考核；
　　
　　8、開展對外聯(lián)誼工作，維護公共關系。
　　
　�。ㄋ模┲鷮W管理部
　　
　　1、采集、核實、發(fā)布、維護求助信息；
　　
　　2、建立助學款物收支臺帳；
　　
　　3、收集助學登記卡，建立資助人、受助人名冊；
　　
　　4、指導分支機構運用當?shù)仄脚_籌集助學款物；
　　
　　5、審核助學款物發(fā)放申請；
　　
　　6、送達助學款物并進行反饋；
　　
　　7、回訪助學款物使用情況；
　　
　　8、與資助人、受助人保持聯(lián)系，跟蹤反饋信息；
　　
　　9、會同發(fā)展規(guī)劃部，策劃實施助學項目。
　　
　�。ㄎ澹�會員管理部
　　
　　1、辦理會員入會申請；
　　
　　2、建立會員檔案、會員名冊；
　　
　　3、與會員保持溝通聯(lián)系；
　　
　　4、建立會員能進能出機制；
　　
　　5、做好會員服務、會員考核、會員激勵工作；
　　
　　6、配合監(jiān)事會對會員違紀行為進行核查、處理；
　　
　　7、志愿時系統(tǒng)相關工作。
　　
　　三、任命分支機構負責人
　　
　　依據(jù)章程修正案，會議研究討論了分支機構人選，并決定：
　　
　　任命饒登興兼任貴州地區(qū)聯(lián)絡組組長；
　　
　　任命張進步為河源地區(qū)聯(lián)絡組組長；
　　
　　任命胡暨江為廣州地區(qū)聯(lián)絡組組長；
　　
　　任命梁詩為衡陽聯(lián)絡組組長；
　　
　　會議要求，上述分支機構負責人應盡快組建工作團隊，報執(zhí)行委員會備案。
　　
　　四、研究討論各部門近期重點工作
　　
　　會議聽取了與會人員對下一步工作的意見建議，并進行了交流討論，明確了各部門重點工作：
　　
　　第一，會員管理部要完善會員管理制度和流程，建立會員檔案，加強會員考勤和考核，激勵會員發(fā)揮作用；
　　
　　第二，品牌推廣部要加強宣傳策劃，通過網(wǎng)站建設、編印簡報、推出“草根好人”等形式宣傳草根，增加宣傳亮點，擴大草根影響；
　　
　　第三，助學管理部要加強求助學生后續(xù)跟蹤反饋工作，同時要主動尋找有車的會員和愛心人士參與助學活動；
　　
　　第四，發(fā)展規(guī)劃部要牽頭制訂草根助學會規(guī)章制度和工作流程，編制草根助學會制度匯編，要總結項目運行和事務工作經(jīng)驗，固化工作模式；
　　
　　第五，行政事務部要加強文檔管理、物資管理工作，并做好理事聯(lián)絡服務工作；
　　
　　第六，監(jiān)事會要抓好工作督辦，對執(zhí)委及會員、理事言行監(jiān)督。
　　
　　五、研究其他事項
　　
　　會議根據(jù)與會人員的意見建議，明確以下工作：
　　
　　要加強會員人文關懷，定期開展會員生日聚會活動，走訪慰問患病會員；
　　
　　要加強會員發(fā)展工作，提高會員發(fā)展質量，對會員進行考核，對會員履行義務進行提醒和警示，并對不符合要求的會員及時清退；
　　
　　要加強活動物資采購預算控制，充分利用現(xiàn)有物資，精打細算，避免重復采購和浪費；
　　
　　要加強人才隊伍建設，養(yǎng)育核心骨干。重點是各部門要主動物色合適人選，吸納人才，壯大部門工作隊伍，培養(yǎng)項目負責人，儲備優(yōu)秀人才；
　　
　　要嚴格會議制度，保持月度網(wǎng)絡會議，嚴格會議考勤、會議記錄，并形成會議紀要。
　　
　　由胡暨江牽頭制訂百名貧困學生課外輔導計劃，于2013年9月25日前報蘿崗區(qū)慈善會申報活動經(jīng)費及廣州市慈善會申報“相伴成長”專項基金；
　　
　　由夏曉英、羅慧梅協(xié)助會長黎小東跟進草根助學會黨支部活動室裝修工作。
　　
　　會長黎小東進行了會議總結，首先祝賀執(zhí)行委員會的順利成立，并表示執(zhí)行委員會作為草根助學會的決策機構，必須務實地推進草根助學會各項工作，并要求執(zhí)行委員會委員、各部門要在做好本職工作的同時，要做好以下工作：
　　
　　第一，沒有擔任部門負責人的執(zhí)委會成員和其他工作人員，根據(jù)個人特長主動申報并參與有關部門工作。
　　
　　第二，各部門要于國慶節(jié)前制訂本部門工作制度、工作流程及表格。
　　
　　第三，執(zhí)行委員會、部門負責人要思考本部門和本崗位工作，并于2013年10月1日前就實現(xiàn)草根轉型提出書面建議。
　　
　　第四，執(zhí)行委員會要定期召開會議，研究工作。執(zhí)行委員會委員參加會議、表決決策事項，會長、副會長、品牌推廣、監(jiān)事會主席列席會議。
　　
　　第五，草根助學會全體工作人員要開設微博、微信，積極宣傳草根，相互互動，并作為工作人員考核的指標。
　　
　　第六，要發(fā)公告通知草根助學會原有工作人員在國慶節(jié)前志愿申請到新的部門參加工作，讓有熱心的人重新點燃激情，把不適應組織發(fā)展形勢和要求的人員清理出工作隊伍，打造忠誠、勤勉、高效的草根助學會工作團隊；同時創(chuàng)建草根助學會執(zhí)行委員會工作人員群，通知團隊工作人員加入，并嚴格限定入群人員；原草根助學會工作人員由群創(chuàng)建人員自行關閉。
　　
　　第七，全體工作人員要提供一張正式一點的個人半身生活照片，于9月25日前發(fā)到行政事務部夏曉英處，用于網(wǎng)站上公示團隊工作人員之用。
　　
　　出 席：（16人）
　　
　　黎小東、王又鋒、郭文青、江文健、宋小奮、高銘涓
　　
　　黃愛華、何放權、胡暨江、黃少燕、羅慧梅、何鳳賢
　　
　　張進步、余銀標、陳妮妹、孫方方
　　
　　記 錄：孫方方
　　
　　請 假：夏曉英、車立斌
　　
　　發(fā)：工作人員
　　
　　草根助學會行政事務部 2013年9月16日印發(fā)
　　
　　校對人：孫方方 審核人：黃愛華

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