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關(guān)于建設(shè)西北地方文獻數(shù)據(jù)庫的構(gòu)想
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國許多大中型圖書館都已實現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理自動化，即采訪、編目、流通、期刊管理、聯(lián)機檢索等計算機管理。為了適應(yīng)信息時代的要求，在1nternt網(wǎng)上占有一席之地，我館自1994年開始，根據(jù)豐富的館藏資源和專業(yè)人員優(yōu)勢，自動化工程陸續(xù)展開，而建立“西北地方文獻數(shù)據(jù)庫”將是我館今明兩年自動化建設(shè)的重點項目之一。
1 甘肅省圖書館西北地方文獻藏書建設(shè)源流
1．1館藏西北地方文獻資源狀況
甘肅省圖書館已有80余年的建館歷史。自本世紀初建館之日起，就把征集各縣志乘、鄉(xiāng)賢遺著作為藏書建設(shè)的中心。到了40年代初，我國著名圖書館學家劉國鈞先生在蘭州創(chuàng)立國立西北圖書館，提出藏書建設(shè)中的三項特列任務(wù)：“募集西北文獻，搜羅西北文物，編纂西北問題參考書�！保▌x《國立蘭州圖書館與西北文化》）正式奠定了西北地方文獻藏書建設(shè)的基礎(chǔ)。自劉國鈞先生到今天，歷任館長都十分重視西北地方文獻的搜集、開發(fā)和利用，力圖將甘肅省圖書館辦成“西北文獻的中心，西北文化的研究中心，西北建設(shè)的參考中心�！苯�(jīng)過半個多世紀的努力，逐步建成了一個學科結(jié)構(gòu)合理、文獻類型齊全、載體形式多樣，在全國公共圖書館界占有優(yōu)勢的“西北地方文獻”藏書體系。目前共收藏西北地方文獻14265種，5萬余冊，其中西北史地類圖書4566種，敦煌學、絲綢之路、西域研究類圖書也占有很大比例。1988年甘肅省文獻資源普查時，確定我館社會科學研究級學科文獻12人，達到能夠支持研究決策能力第一位的是西北史地研究，敦煌學、新疆研究并列第四，甘肅省圖書館也因此成為海內(nèi)外研究西北問題的文獻中心。但是，在新技術(shù)革命浪潮蓬勃發(fā)展的今天，地方文獻工作仍沿用傳統(tǒng)的理論和方法，顯然已不能適應(yīng)時代的需要，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，西北地方文獻工作必須利用先進的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)，對作為重要文獻信息資源的西北地方文獻進行深層次的開發(fā)，才能使傳統(tǒng)的地方文獻工作獲得新的發(fā)展，從而實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的文獻資源共享。
1．2西北地方文獻的收錄范圍
建立西北地方文獻數(shù)據(jù)庫，首先要明確西北地方文獻的收錄范圍。根據(jù)1982年文化部頒發(fā)《�。ㄗ灾螀^(qū)、市）圖書館工作條例》的規(guī)定，地區(qū)性公共圖書館“要有重點地補充館藏，逐步形成具有地方特色，適合當?shù)刈x者需要的藏書，本省（自治區(qū)、市）的正式出版物和有關(guān)本地的地方文獻資料應(yīng)盡全收集”。因此，我館確定：凡甘肅、陜西、青海、寧夏、新疆五省（區(qū)）以及在自然區(qū)劃、行政區(qū)劃演變中與西北五�。▍^(qū)）邊連地界有關(guān)的涉及歷史地理、政治經(jīng)濟、民族宗教、語言文字、文化教育、科學研究、體育衛(wèi)生事業(yè)、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)布局、自然資源、自然生態(tài)變化等內(nèi)容的各種載體的文獻資料，均屬西北地方文獻的收錄范圍（但西北五�。▍^(qū)）地方出版物及地方人氏著作，內(nèi)容無地域待征的一律不作西北地方文獻資料處理）。其中敦煌學及其研究資料，漢簡及其考釋研究，中西交通史（包括絲綢之路研究資料），西北民族宗教研究資料，西北歷史地理研究資料，西北冰川凍土、沙漠治理資料，西北災(zāi)荒史料，西北地區(qū)石窟寺藝術(shù)及文物考古的研究考釋資料等是我館西北地方文獻多年來收藏的特點和重點。近年來，隨著新歐亞大陸橋——“現(xiàn)代絲綢之路”的貫通，特別是黨中央作出了在世紀之交經(jīng)濟建設(shè)戰(zhàn)略西移的決策之后，對西北地方經(jīng)濟建設(shè)資料的收集成為我們工作的重點之一。
1．3西北地方文獻的文獻源
廣泛征集西北地方文獻資料，保證西北地方文獻數(shù)據(jù)庫有充足的文獻源，是建立西北地方文獻數(shù)據(jù)庫的另一重要環(huán)節(jié)。地方文獻搜集的主要途徑是通過各出版、發(fā)行機構(gòu)的征訂單獲取，此外，還有大量的地方文獻是不通過正規(guī)售書途徑的內(nèi)部資料，這類文獻印刷數(shù)量一般較少，且多為一次刊印，編輯出版的標準不一，不便進行書號控制，但其中包含了許多十分有價值的原始情報信息，鑒于這些特點，這類文獻不為人們重視而極易流失，必須及時掌握信息，追蹤征集。近年來，我館多次派專人到西北五省（區(qū)）各新聞出版部門搜集到內(nèi)部報刊目錄1500余種，其中符合西北地方文獻收藏標準的有500余種，采取信函征訂。另外，我們還與各文獻編纂機構(gòu)建立關(guān)系，掌握文獻出版信息，近年來我們從甘肅省、蘭州市及各機關(guān)的志書編纂機構(gòu)，搜集到大量的各類志書的送審稿、工廠志和原始資料檔案。我們還積極參加省內(nèi)外有關(guān)西北問題研究的學會、協(xié)會，如“中國敦煌吐魯番學會”、“絲綢之路研究會”、“省地方志學會”等，及時掌握學術(shù)研究動態(tài)，搜集會議專集、論文匯編等。對那些零散的、過時的文獻資料，我們還親自登門訪求。從80年代以來我館多次向有關(guān)部門宣傳地方文獻工作的重要性，通過政府行為建立地方文獻呈繳制，1996年甘肅省人民政府辦公廳、中共甘肅省委宣傳部頒發(fā)了《關(guān)于征集省內(nèi)出版的圖書雜志、音像制品及內(nèi)部資料樣本的通知》，以保證文獻資源的系統(tǒng)收藏。經(jīng)過幾十年的努力，豐富的藏書資源為建立西北地方文獻數(shù)據(jù)庫奠定了良好的基礎(chǔ)。
1．4西北地方文獻的深層次開發(fā)
館藏資源的開發(fā)，同時也是一種資源的再建設(shè)，為了提高西北地方文獻的館藏質(zhì)量和廣泛的利用率，我館多年來一直把二次文獻和三次文獻的開發(fā)，作為西北地方文獻工作的一項重要任務(wù)，有意識、有目的地責成有專業(yè)特長的人員廣覽群書、選擇專題、摘錄資料、匯編成冊，已刊印出版的資料有《西北地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)資料書目索引》、《黃河書目索引》、《西北民族宗教史料文摘》（分為甘肅、新疆、青海、寧夏四部分）、《甘肅地區(qū)物產(chǎn)資源資料匯編》（包括河西地區(qū)、中部干旱地區(qū)、隴南地區(qū)暨天水市三部分）、《絲綢之路文獻敘錄》，《西北稀見方志》、《西北地方文獻報刊索引》、《西北研究通訊》等30余種。自1988年以來，我館作為全國文獻縮微中心的15個工作點之一，開始拍攝西北五�。▍^(qū)）的方志，古籍善本和解放前出版的報紙、期刊，另外還拍攝了《西北少數(shù)民族資料專輯》和《西北歷史地理資料專輯》等。通過這種挖掘、研究、提煉、歸納己有的館藏各類文獻中的西北地方文獻信息，使之方便有序的一系列工作，為西北地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了充足的資源基礎(chǔ)。
2 建立多種類型的館藏西北地方文獻數(shù)據(jù)庫
鑒于西北地方文獻學科覆蓋面廣、內(nèi)容繁雜、載體形式多樣的特點，所以在建立西北地方文獻數(shù)據(jù)庫時，理應(yīng)選擇利用率高，有一定學術(shù)和史料價值的文獻，逐步建立類型齊全的數(shù)據(jù)庫，如書目數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、報刊索引數(shù)據(jù)庫、文摘數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫、拓片數(shù)據(jù)庫等等，以便向用戶提供多樣化的服務(wù)。但因目前我館西北地方文獻數(shù)據(jù)庫還處于起步階段，許多問題還有待于進一步探討研究，不宜全面鋪開，應(yīng)總體規(guī)劃，分步實施，根據(jù)我館西北地方文獻的藏書重點和特點，以及以往傳統(tǒng)書目工作的基礎(chǔ)，可先從建立館藏西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫、報刊索引數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫著手為宜。
2．1硬件環(huán)境
建立西北地方文獻數(shù)據(jù)庫的目的就是收錄和存貯反映西北歷史和現(xiàn)狀的地方文獻資料，編輯出版綜合性的西北地方文獻通報書目和各種專題的西北地方文獻目錄，為廣大讀者提供文獻檢索服務(wù)，并通過聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)同其他兄弟館聯(lián)網(wǎng)，逐步實現(xiàn)西北地方文獻的聯(lián)機編目和檢索，從而促進地區(qū)性的資源共享。為實現(xiàn)這一目標，選擇具有良好漢字處理功能和遠程通訊能力的微型電腦作為數(shù)據(jù)錄入工作站和脫機檢索系統(tǒng)，是必不可少的。
目前，我館采用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)如圖所示：
以總線通道為主干，結(jié)合星型和Rs232串行連接，構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。兩臺主服務(wù)器采用美國COMPAQ公司原裝PL2500型服務(wù)器，64MECC內(nèi)存，4．3G可插拔硬盤，操作系統(tǒng)為較成熟的UN1X5．0，具有良好的開放性和安全性。系統(tǒng)還利用一臺PC機作第三聯(lián)機備份，網(wǎng)絡(luò)可通過該服務(wù)器實現(xiàn)DOS與UNIX格式的相互輸入、輸出。終端服務(wù)器可將任何RS-232串行設(shè)備連接到網(wǎng)絡(luò)UNIX主機上，如登錄的UNIX主機發(fā)生故障，能夠靈活改登到其他主機上，不用重新接線，安全、易用�？傊�，系統(tǒng)的設(shè)計具有先進性、適用性、安全性，不但適合我館業(yè)務(wù)運行規(guī)范，而且也適合地區(qū)或全國網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的需要。
2．2軟件環(huán)境
我館自動化系統(tǒng)采用的是文化部圖書館自動化集成系統(tǒng)——ILAS。ILAS推出近10年了，用戶遍及全國28個省、市、自治區(qū)不同類型、不同規(guī)模的圖書館500多家。此系統(tǒng)功能完備，書目數(shù)據(jù)格式是國標CNMARC格式，在數(shù)據(jù)交換與網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)共享上具有極大的優(yōu)勢，采用可變長的存貯方式，節(jié)省空間，可為書目數(shù)據(jù)中所有有檢索意義的字段中的子字段建立索引，如不同形式的正題名、有意義的副題名、分卷冊題名、所有責任者、主題詞、ISBN或統(tǒng)一書號、分類號、索書號等，并可組合條件檢索，排序輸出，提供全屏編輯的書目數(shù)據(jù)錄入方法，編輯命令聯(lián)機幫助，待輸入字段與子字段自動提示，同類內(nèi)容的數(shù)據(jù)自動追加，并對各種數(shù)據(jù)進行多方位的安全性與完整性保護。輸出的產(chǎn)品包括：卡片、書本目錄、機讀目錄、書標、財產(chǎn)賬、訂單、通知單、催詢單、統(tǒng)計報表等。以上功能對建立西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫提供了系統(tǒng)保障。
報刊索引數(shù)據(jù)庫和以圖書為主要內(nèi)容的專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，除了外部特征檢索外，對某些特定文獻還應(yīng)作二次文獻檢索，即文摘或全文檢索。這些在項目編制、著錄格式等方面目前的ILAS系統(tǒng)是否能滿足我們的要求，還有待于調(diào)研。
2．3西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
傳統(tǒng)的西北地方文獻書目是通過手工方法編制的，根據(jù)不同的檢索需要，分為地區(qū)目錄、書名目錄、分類目錄和著者目錄4套卡片，工作量浩繁，工作進展緩慢，讀者查找一種書只能通過單片檢索，要花很多時間，計算機處理西北地方文獻書目，只要一次輸入，就可多次受用，通過一定程序下的指定式命令，可以隨心所欲地編制、打印各種用途的不同線性排列的索引，不僅可以幫助讀者快速查找所需的書目，還為館際間的聯(lián)機檢索、網(wǎng)絡(luò)化打下基礎(chǔ)。
目前，我館的書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)己全面展開，分為新書書目數(shù)據(jù)庫和回溯書目數(shù)據(jù)庫兩步走，新書建庫依采訪、編目、流通順序，引用國內(nèi)現(xiàn)有的標準的《中國國家書目數(shù)據(jù)庫》套錄，對沒命中的圖書本館自行詳錄，完全按照CNMARC格式著錄，工作順序是標引人員填制工作單—>專業(yè)錄入人員錄入—>標引人員進行校對—>修改—>再校對—>修改—>總檢查�；厮萁◣煲彩鞘紫忍卒洷眻D發(fā)行的《中國國家書目數(shù)據(jù)庫》，對沒套錄上的數(shù)據(jù)，為了盡快流通，采用簡單錄入，即只包括書名、責任者、ISBN號、索書號、價格等。以后在時間充裕的情況下，再詳細錄入。西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫，其實是我館書目數(shù)據(jù)庫的一部分，多年來我館的西北地方文獻一直是由采編部統(tǒng)一采購、分類、編目的。所以它的新書建庫和回溯建庫都與館內(nèi)普通書目數(shù)據(jù)庫建庫一同進行，我們就不再另行建立專門的西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫。
2．4館藏西北地方文獻專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
如前所述西北地方文獻書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)同館內(nèi)普通書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)一同進行，不另行建庫。那么，西北地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)就可考慮從專題著手，根據(jù)西北地方文獻藏書的重點和特點，以及我們多年來對西北地方文獻深層次開發(fā)的經(jīng)驗，第一步可以設(shè)立以下幾個專題：西北民族宗教史料、西北歷史地理、西北方志、敦煌學、絲綢之路、西域研究、現(xiàn)代西北經(jīng)濟建設(shè)等專題數(shù)據(jù)庫。對專題數(shù)據(jù)庫的著錄，要求不但要把圖書的外部特征、主題、分類等詳細著錄外，還要進行深層次的挖掘，對某些專題進行文摘或提要式錄入，對比較重要的文獻在條件許可的情況下還應(yīng)進行全文錄入。這就使得西北地方文獻數(shù)據(jù)庫在上網(wǎng)之后，國內(nèi)外的用戶都可隨時隨地檢索到自己所需要的資料內(nèi)容，最大限度地滿足讀者的需求。
我館的西北地方文獻中，還包含有大量的古籍文獻，這類文獻的文字形態(tài)、編排體例、載體形態(tài)和裝幀形式都與普通圖書有很大的區(qū)別，在著錄過程中，應(yīng)對古籍進行描述性編目，除了要反映古籍與普通圖書具有共性的部分外（如書名、著者等），還要把每部古籍文獻的特點和價值反映出來，即圖文并茂。許多專家學者提出采用多媒體技術(shù)解決古籍的建庫問題。多媒體技術(shù)集聲、文、圖、影像、動畫信息形式為一體，不僅可以用鍵盤和鼠標操縱計算機，而且可以用筆、語言、觸摸屏幕來與計算機對話，使人們與計算機的交流達到自然會話的境界。我館在古籍善本自動化管理過程中，可以借鑒其他兄弟館建立古籍地方文獻的經(jīng)驗，尋求一種切實可行的途徑和方法。
2. 5西北地方文獻報刊索引數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
地方文獻報刊是地方文獻資源中不可缺少的、非常重要的信息源，在我館的西北地方文獻中，報刊文獻占11．8％，其中解放前期刊389種、報紙65種，解放后期刊857種、報紙441種。這些文獻非常準確地反映著各個歷史時期的社會生活動態(tài)，并對西北地區(qū)的歷史進行著回顧和總結(jié)研究，內(nèi)容豐富，涉及面極廣。我館建有卡片式地區(qū)期刊、報紙目錄各一套、并自1956年開始編制《西北地方文獻索引（報刊）》，至今已40余年，從未間斷過。已編制印行的書本式目錄有《西北地方文獻索引》“1905年-1949年部分”共收錄450余種報刊資料7000余條，“1950年-1965年部分”共收錄報刊資料14000余條，1966年-1977年的西北文獻索引已有油印本印行，1978年至今的索引卡片已積累了數(shù)萬條之多。這一傳統(tǒng)的報刊索引系統(tǒng)的建成，為我們今天建立西北地方文獻報刊索引數(shù)據(jù)庫奠定了良好的資源基礎(chǔ)。
一個實用的、可行的報刊索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)是外部特征檢索、主題檢索、分類檢索、全文檢索的綜合應(yīng)用。但是我館目前的ILAS系統(tǒng)建立的報刊數(shù)據(jù)庫只有外部特征檢索，即刊名、作者、受控的數(shù)個索引詞，這僅僅實現(xiàn)了圖書館業(yè)務(wù)工作的自動化，對讀者檢索效果不明顯，也就是說，只有用戶在事先知道查找的資料所在的刊名和期號的條件下，才能快速簡便地查到所需的資料，否則，用戶要想擴大或縮小檢索范圍，查全查準資料就十分困難。我們要建立的西北地方文獻報刊索引數(shù)據(jù)庫，就我館現(xiàn)行的ILAS系統(tǒng)的連續(xù)出版物管理子系統(tǒng)，還不能完全滿足建庫要求。在正常的報刊外部特征檢索之外，更重要的是二次文獻的著錄，這就要求著錄至少詳細到報刊的篇目，對某些重要篇目還應(yīng)作文摘或全文錄入，所以，還要調(diào)研其它能適合此要求的軟件，借鑒兄弟館的經(jīng)驗，利用先進的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)，把分散于各報刊中的有價值的各類文獻信息進行系統(tǒng)的選擇、收集、整理、加工，達到可以按類目、專題形式檢索報刊資料的目的，充分滿足讀者的不同需求。
2．6西北地方文獻數(shù)據(jù)著錄的標準化、規(guī)范化控制
我們建立數(shù)據(jù)庫的最終目的是實現(xiàn)文獻信息傳遞和資源共享，只有建立相應(yīng)的通用型、標準化的數(shù)據(jù)庫才能達到這一目的，所以，西北地方文獻數(shù)據(jù)著錄的標準化、規(guī)范化工作非常重要，并且，與中文普通圖書書目數(shù)據(jù)庫相比，西北地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在著許多困難。一般中文圖書的建庫大多引用國內(nèi)現(xiàn)有的標準書目數(shù)據(jù)庫套錄，如圖書采用北圖發(fā)行的《中國國家書目數(shù)據(jù)庫》套錄，期刊可套錄中國信息研究所重慶分所的《中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》、上海圖書館發(fā)行的《中文社會科學報刊篇名數(shù)據(jù)庫》和《中文自然科學報刊篇名數(shù)據(jù)庫》等。然而西北地方文獻的套錄命中率很低，大量的數(shù)據(jù)需要我們自行建立。目前，還沒有關(guān)于地方文獻的標引細則，這就要求我們首先要做好以下工作：
①西北地方文獻收錄范圍的標準化
建立高質(zhì)量的文獻數(shù)據(jù)庫，首要條件是盡量把屬于西北地方文獻的資料收集全，但由于地方文獻類型涉及領(lǐng)域廣，數(shù)量多而分散，內(nèi)部出版物和零碎資料所占比重大等特點，所以要把西北地方文獻毫無遺漏地收集全，似乎是不可能的，這就要求我們把西北地方文獻確定一個標準的收錄范圍，特別是報刊索引的收錄范圍不應(yīng)受政治氣候、個人好惡、人員素質(zhì)的影響，而應(yīng)把“全國報刊索引”和“館藏報刊索引”結(jié)合起來，認真研究總結(jié)，有主題、有重點地制定出一個比較客觀的收錄標準，確保文獻的收藏與索引的質(zhì)量。
②確立西北地方文獻分類表
在《中國圖書分類法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)西北地方文獻的文獻內(nèi)容和特點，確立西北地方文獻的分類表。如果直接采用《中圖法》，由于類目的概念泛指，造成大量文獻資料過于集中，所以應(yīng)根據(jù)西北地區(qū)的自然與人文環(huán)境和各項事業(yè)的特點，以及研究者多年使用習慣，將類目細分。如首都圖書館將類目設(shè)置為：自然環(huán)境、人文環(huán)境、地方經(jīng)濟、地方事業(yè)4大部類、17大類。我們可以作為參考。
③編制《西北地方文獻主題詞表》
主題詞是機檢的主要檢索點之一，主題標引的好壞，直接關(guān)系到數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣。圖書館界通用的《漢語主題詞表》是一部綜合性的文獻標引工具，收詞多而廣泛，但用其標引西北地方文獻，會存在一定的局限性，因為它不可能收錄眾多的帶有西北地方特點的詞匯。為了建立有特點的、實用的文獻標引詞表，應(yīng)選拔一批專業(yè)基礎(chǔ)深厚、學科知識淵博、業(yè)務(wù)技術(shù)精湛的圖書管理員，對西北地方文獻進行全面考察、科學分折、權(quán)衡利弊，以《漢語主題詞表》為基礎(chǔ)，根據(jù)西北地方文獻的特點，編制出滿足適度標引，質(zhì)量較高的《西北地方文獻主題詞表》。
④制定《西北地方文獻標引員手冊》
該手冊應(yīng)對西北地方文獻數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、文獻著錄標引工作細則等作出詳細規(guī)定，為西北地方文獻著錄和標引工作的標準化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。
隨著我國圖書館現(xiàn)代化事業(yè)的蓬勃發(fā)展，地方文獻工作的現(xiàn)代化已是歷史發(fā)展的必然趨勢。我館西北地方文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還剛剛起步，我們今天撰寫此文旨在拋磚引玉，衷心希望得到專家和兄弟館的指導和幫助，使我館的西北地方文獻自動化建設(shè)能夠一開始就置于一個較高的起點上，少走或不少彎路，為早日實現(xiàn)西北地方文獻的資源共享盡微薄之力。
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〔出處〕 《江西圖書館學刊》，1998年第3期
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