現(xiàn)在位置：范文先生網(wǎng)>范文大全>規(guī)章制度>公司文件管理制度

公司文件管理制度

時(shí)間：2025-04-07 09:05:46 規(guī)章制度我要投稿

公司的文件管理制度推薦度：
公司文件管理制度推薦度：
公司文件的管理制度推薦度：
子公司文件管理制度推薦度：
公司的文件管理制度推薦度：
相關(guān)推薦

公司文件管理制度（實(shí)用15篇）

　　在現(xiàn)在的社會(huì)生活中，人們運(yùn)用到制度的場合不斷增多，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的公司文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

公司文件管理制度（實(shí)用15篇）

公司文件管理制度1

　　1.編訂依據(jù)

　　本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營流轉(zhuǎn)效率，以對(duì)接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對(duì)公司記錄和文件編號(hào)的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

　　3.責(zé)任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細(xì)則

　　4.1記錄編號(hào)規(guī)定

　　4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號(hào)+版本號(hào)

　　4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為：

　�。╓L）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號(hào)

　　4.2公司文件編號(hào)規(guī)定

　　4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：

　�。�1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書：SOP

　�。�2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)指導(dǎo)書：SIP

　�。�3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊(cè)的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質(zhì)量手冊(cè)縮寫+手冊(cè)版本號(hào)

　　4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號(hào)+版本號(hào)

　　4.2.4操作/檢驗(yàn)規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號(hào)+版本號(hào)

　　4.2.5外來文件的設(shè)定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號(hào)

　　4.3部門編號(hào)的規(guī)定

　　4.3.1各部門的編號(hào)以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門名稱為標(biāo)準(zhǔn)，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認(rèn)

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號(hào)，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對(duì)齊方式為中心對(duì)齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時(shí)設(shè)定為自動(dòng)調(diào)整中文與數(shù)字的.間距。

　　4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級(jí)標(biāo)題及二級(jí)標(biāo)題采用統(tǒng)一字號(hào)，文字方向?yàn)閺淖笙蛴遥淖謱?duì)齊方式為左對(duì)齊，字體為宋體（標(biāo)題）四號(hào)，編號(hào)方式為多級(jí)遞進(jìn)的編號(hào)方式。如：

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號(hào)，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號(hào)全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，章節(jié)序號(hào)后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對(duì)于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應(yīng)通讀流暢，對(duì)于應(yīng)進(jìn)行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，并對(duì)發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》，在臺(tái)賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。

　　4.5.2文件補(bǔ)發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對(duì)發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失，請(qǐng)?zhí)顚憽段募a(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》并交于體系部留檔，當(dāng)體系部收到文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)后，將于三內(nèi)日將補(bǔ)發(fā)的文件交于申請(qǐng)部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計(jì)入《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》。請(qǐng)各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號(hào)將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號(hào)為A/0,那么修改后的版本號(hào)則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號(hào)變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認(rèn)審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號(hào)

　　4.5.5.1由各部門編號(hào)的文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)格式，部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號(hào)不得重復(fù)。如部門文件編號(hào)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)體系部進(jìn)行核對(duì)并處理。

公司文件管理制度2

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實(shí)施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的`工作計(jì)劃、外來文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

　　4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對(duì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度3

　　(一)總則

　　為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

　　(二)文件管理

　　內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　2、公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

　　3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

　　4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

　　(四)發(fā)文的管理

　　1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。

　　2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

　　3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的.決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

　　(五)文件的立卷與歸檔

　　1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

　　①上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

　�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

　�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;

　　④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;

　　⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

　�、迏⒓由霞�(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;

　　⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

　　⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

　�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　4、文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

公司文件管理制度4

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　三、定義

　　1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

　　2、受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

　　3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　四、職責(zé)

　　1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3、文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　�。�1）各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

　�。�2）管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　（3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　五、文件分級(jí)分類

　　文件分級(jí)

　　1、一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營管理規(guī)范等。

　　2、二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

　　3、三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

　　4、四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

　　六、文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制

　�。ㄒ唬┪募幪�(hào)：[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間

　　注：各部門代號(hào)

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　�。ǘ┪募臉�(biāo)識(shí)與控制

　　1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);

　　2、長期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　3、一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。

　　七、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

　�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。

　　(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度3條負(fù)責(zé)編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

　�。ǘ⑽募䴕w檔、發(fā)放、保管

　　1、文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的`“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　2、文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

　　(3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。

　　(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　3、文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　八、文件的更改與回收作廢

　�。ㄒ唬�、文件更改

　　(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。

　　(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。

　　(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　�。ǘ⑽募淖鲝U與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　�。ㄈ�、外來文件管理

　　外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

　�。ㄋ模�、保密文件的管理

　　1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

　　2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：

　�。�1）文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍

　�。�2）絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　�。�3）機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　�。�4）秘密公司部門主管級(jí)以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　　附件：

　　《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》

　　《文件審閱簽發(fā)單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發(fā)放登記表》

　　《文件更改/評(píng)審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽

　　□通報(bào)□指示□通知□批復(fù)

　　□協(xié)調(diào)□請(qǐng)示□報(bào)告□接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請(qǐng)回復(fù)(REPLY)□請(qǐng)歸檔(FILE)

　　標(biāo)題(SUBJECT)：

　　內(nèi)容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號(hào)字，表格視情況酌定)

　　_____(部門)

　　_____年_____月_____日

　　起草人：各部門負(fù)責(zé)人審簽：

　　分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：

　　總經(jīng)理審簽：

　　文件發(fā)放記錄表

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱文件編號(hào)接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評(píng)審單

　　編號(hào)：

　　文件編號(hào)

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內(nèi)容：

　　評(píng)審結(jié)論：

　　評(píng)審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號(hào)：

　　序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)發(fā)放

　　日期回收

　　日期數(shù)量原因

　　編制:年月日

　　外來文件清單

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱備注

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版/次備注

　　編制:年月日

　　文件審閱簽發(fā)單

　　編號(hào)：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號(hào)

　　文件內(nèi)容摘要

　　文件發(fā)放范圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□總經(jīng)理□

　　抄送：行政人事部□財(cái)務(wù)部□營銷部□項(xiàng)目部□

　　擬文部門負(fù)責(zé)人意見：

　　擬發(fā)簽字：

　　法務(wù)部意見：

　　審簽：

　　分管副總意見：

　　審簽：

　　公司

　　總經(jīng)理意見：

　　審簽：

　　簽發(fā)

　　日期

公司文件管理制度5

　　文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)政府部門發(fā)來的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　二、公文的編號(hào)保管

　　1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管。

　　2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

　　四、文件的傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

　　5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。

　　五、發(fā)文的規(guī)定

　　1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核。總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

　　3.對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　六、發(fā)文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布公司規(guī)章制度

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

　　(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的`決定

　　(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

　　(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

　　3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

　　5.各部門如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　七、發(fā)文程序規(guī)定

　　1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

　　3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

　　4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿

　　5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)

　　6.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

　　7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

　　8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印

　　9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

　　10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

　　(1)上級(jí)部門來文包括上級(jí)對(duì)本部門報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等

　　(3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果

　　(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

公司文件管理制度6

　　第一章總則

　　第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)的企業(yè)秘密，維護(hù)國家利益和集團(tuán)公司利益，保障集團(tuán)公司投資、經(jīng)營、管理工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國保密法》和有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)；企業(yè)秘密是關(guān)系集團(tuán)公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)和信息。

　　第三條集團(tuán)公司所屬企業(yè)都有維護(hù)國家秘密和集團(tuán)公司企業(yè)秘密的責(zé)任，集團(tuán)公司全體員工都有保守國家秘密和企業(yè)秘密的義務(wù)。

　　第四條集團(tuán)公司保密工作的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關(guān)保密工作的規(guī)定和要求，不斷加強(qiáng)保密工作，確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護(hù)集團(tuán)公司的利益。

　　第五條集團(tuán)公司保密工作貫徹突出重點(diǎn)、積極防范、內(nèi)外有別，既確保國家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項(xiàng)工作開展的方針。

　　第六條集團(tuán)公司綜合事務(wù)部在集團(tuán)公司保密委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司保守國家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導(dǎo)所屬企業(yè)的保密工作。

　　第二章秘密的范圍和密級(jí)

　　第七條根據(jù)集團(tuán)公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的'特點(diǎn)，集團(tuán)公司企業(yè)秘密包括下列事項(xiàng):

　　(一)集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經(jīng)營中的秘密事項(xiàng)；

　　(二)集團(tuán)公司年度計(jì)劃、未下達(dá)的考核及評(píng)價(jià)指標(biāo)，未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；

　　(三)集團(tuán)公司未公開的重大經(jīng)營決策以及為決策所提供的資料、數(shù)據(jù)及其他秘密事項(xiàng)；

　　(四)有關(guān)集團(tuán)公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關(guān)閉中涉及的秘密事項(xiàng)；

　　(五)集團(tuán)公司重要投資項(xiàng)目的可行性研究、財(cái)務(wù)分析及涉及投資項(xiàng)目的其他秘密事項(xiàng)；

　　(六)歷年投資、經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的重點(diǎn)科技成果，發(fā)明創(chuàng)造的關(guān)鍵技術(shù)、工藝、參數(shù)，重大科研項(xiàng)目的開發(fā)規(guī)劃等秘密事項(xiàng)；

　　(七)集團(tuán)公司重要會(huì)議記錄、會(huì)議專題報(bào)告和重要會(huì)議召開之前涉及的秘密事項(xiàng)；

　　(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎(jiǎng)罰方案等事項(xiàng)；

　　(九)查處重大違紀(jì)、審計(jì)等案件所涉及的秘密事項(xiàng)；

　　(十)日常工作中形成的，根據(jù)省委、省政府的有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)保守的秘密事項(xiàng)。

　　第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項(xiàng)，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)確定。

　　第九條國家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。

　　第十條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)。秘密文件、資料密級(jí)和保密期限的確定，由經(jīng)辦部門或承辦人提出，報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。在辦文結(jié)束后，交集團(tuán)公司綜合事務(wù)部保密室存檔。

　　第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級(jí)，由保密員根據(jù)其內(nèi)容和保密期限，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，定期進(jìn)行調(diào)整:

　　(一)凡已批準(zhǔn)對(duì)外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；

　　(二)凡秘密程度已經(jīng)降低，但仍要在一定范圍或時(shí)間內(nèi)保密的文件、資料，予以降密；

　　(三)凡隨時(shí)間推移，內(nèi)容需加以保密或限制使用范圍、領(lǐng)域的文件、資料，予以重定密級(jí)。

　　第三章保密措施

　　第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按國家保密工作的規(guī)定和程序處理:

　　(一)未經(jīng)原確定密級(jí)的單位確認(rèn)或者上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；

　　(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定的人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；

　　(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場地中保存。

　　集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及國家秘密的，應(yīng)按有關(guān)法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。

　　第十三條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)按國家保密工作有關(guān)規(guī)定和本辦法要求處理:

　　(一)未經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；

　　(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；

　　(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場地中保存。

　　集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及集團(tuán)公司企業(yè)秘密的，應(yīng)按本辦法規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十四條舉行涉及國家秘密或集團(tuán)公司企業(yè)秘密的會(huì)議和進(jìn)行其它具有保密要求的活動(dòng)，應(yīng)采取保密措施，并對(duì)參加人員進(jìn)行保密教育，提出具體要求，其正式會(huì)議記錄由集團(tuán)公司保密室保存。

　　第十五條集團(tuán)公司根據(jù)需要設(shè)專職保密員(機(jī)要秘書)，負(fù)責(zé)保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專職或兼職保密員。

　　第十六條專、兼職保密人員必須具備較強(qiáng)的政治責(zé)任感、思想水平和專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，有事業(yè)心和進(jìn)取心。

　　第四章保密委員會(huì)工作職責(zé)

　　第十七條集團(tuán)公司設(shè)保密委員會(huì)，在省保密局和集團(tuán)公司黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、部署和檢查集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責(zé)主要有：

　　(一)貫徹、執(zhí)行黨和國家以及省委、省政府的有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)章制度；

　　(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團(tuán)公司保密工作的規(guī)章制度和細(xì)則，并貫徹落實(shí)；

　　(三)指導(dǎo)、監(jiān)督集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責(zé)任落實(shí)；

　　(四)結(jié)合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強(qiáng)全體員工的保密觀念；

　　(五)定期召開集團(tuán)公司保密工作會(huì)議，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，制定工作計(jì)劃；

　　(六)嚴(yán)肅處理失、泄密事件，并根據(jù)情節(jié)輕重，提出處理意見；

　　(七)定期組織保密人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高保密工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；

　　(八)規(guī)劃、指導(dǎo)、實(shí)施集團(tuán)公司現(xiàn)代辦公設(shè)備的保密技術(shù)和保密措施，監(jiān)督、檢查和落實(shí)集團(tuán)公司本部及所屬企業(yè)計(jì)算機(jī)、辦公網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的保密措施；

　　(九)加強(qiáng)對(duì)可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理的保密制度，努力提高保密技術(shù)防范能力；

　　(十)積極開展調(diào)查、研究解決保密工作中出現(xiàn)的新問題；

　　(十一)積極完成上級(jí)交辦的其它保密事項(xiàng)。

　　第五章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

　　第十八條具有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì):

　　(一)長期從事保密工作，維護(hù)國家和集團(tuán)公司的利益，作出較大貢獻(xiàn)的；

　　(二)在改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的；

　　(三)在緊急情況下，保護(hù)、搶救國家秘密或集團(tuán)公司的秘密文件、資料的；

　　(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進(jìn)行斗爭，以及對(duì)檢舉、揭發(fā)，破案有功的。

　　第十九條具有以下情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或依法追究刑事責(zé)任:

　　(一)違反保密紀(jì)律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；

　　(二)對(duì)竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報(bào)告的；

　　(三)對(duì)揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進(jìn)行報(bào)復(fù)的；

　　(四)利用國家秘密或企業(yè)秘密進(jìn)行非法活動(dòng)的。

　　第六章附則

　　第二十條集團(tuán)公司所屬企業(yè)應(yīng)根據(jù)法律有關(guān)規(guī)定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　第二十一條本辦法經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議通過后執(zhí)行，由集團(tuán)公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

公司文件管理制度7

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責(zé):

　　文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

　　工作內(nèi)容

　　公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

　　屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

　　已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。

　　文件由擬稿人校對(duì),審核后方能復(fù)印、蓋章。

　　公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　經(jīng)簽發(fā)的`文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　文件閱辦部門或個(gè)人,對(duì)有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。

公司文件管理制度8

　　1.目的

　　及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。

　　3.職責(zé)

　　3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

　　3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的.通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。

　　3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

　　3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

　　4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

　　c.品質(zhì)主管對(duì)各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估

　　e.顧客滿意度調(diào)查的輸出

　　f.內(nèi)、外審報(bào)告

　　g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出

　　h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況

　　4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

　　4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。

　　4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　4.1.6對(duì)于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。

　　4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。

　　4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

　　4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

　　4.1.11對(duì)出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。

　　4.2預(yù)防措施

　　4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。

　　4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議

　　c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果

　　d.以往管理評(píng)審的情況

　　e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況

　　f.內(nèi)、外審結(jié)果

　　4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

　　4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。

　　4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審。

　　4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過程。

　　4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

　　5.質(zhì)量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》

公司文件管理制度9

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時(shí)間

　　對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。

　�。�2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

　�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

　�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。

　�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

　�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　�。�4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

　　（5）歸檔的'材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的資料后裝訂成冊(cè)。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

　　5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。

　　6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。

　　7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。

　　三、檔案保密

　　1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

　　4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。

　　5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

　　6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。

公司文件管理制度10

　　1目的

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

　　3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件 (法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　4職責(zé)

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5文件分級(jí)分類

　　5.1文件分級(jí)

　　5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的'系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營管理規(guī)范等。

　　5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

　　6文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制

　　6.1文件編號(hào)：[Microsof1] 公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間

　　注：各部門代號(hào)

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);

　　長期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;

　　(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。

　　(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。

　　(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：

　　文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　　機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　　秘密公司部門主管級(jí)以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

　　附件：

　　《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》

　　《文件審閱簽發(fā)單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發(fā)放登記表》

　　《文件更改/評(píng)審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽

　　□通報(bào) □指示 □通知 □批復(fù)

　　□協(xié)調(diào) □請(qǐng)示 □報(bào)告 □接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請(qǐng)回復(fù)(REPLY) □請(qǐng)歸檔(FILE)

　　標(biāo)題(SUBJECT)：

　　內(nèi)容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號(hào)字，表格視情況酌定)

　　××××(部門)

　　二0一×年××月××日

　　起草人：各部門負(fù)責(zé)人審簽：

　　分管領(lǐng)導(dǎo)審簽：

　　總經(jīng)理審簽：

　　文件發(fā)放記錄表

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱文件編號(hào)接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評(píng)審單

　　編號(hào)：

　　文件編號(hào)

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內(nèi)容：

　　評(píng)審結(jié)論：

　　評(píng)審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號(hào)：

　　序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)發(fā)放

　　日期回收

　　日期數(shù)量原因

　　編制: 年月日

　　外來文件清單

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱備注

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號(hào)：

　　序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版/次備注

　　編制: 年月日

　　文件審閱簽發(fā)單

　　編號(hào)：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號(hào)

　　文件內(nèi)容摘要

　　文件發(fā)放范圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□ 總經(jīng)理□

　　抄送：行政人事部□ 財(cái)務(wù)部□ 營銷部□ 項(xiàng)目部□

　　擬文部門負(fù)責(zé)人意見：

　　擬發(fā)簽字：

　　法務(wù)部意見：

　　審簽：

　　分管副總意見：

　　審簽：

　　公司

　　總經(jīng)理意見：

　　審簽：

　　簽發(fā)

　　日期

公司文件管理制度11

　　一、檔案歸檔制度

　�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的.書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　�。ǘw檔范圍及保管期限

　　(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

　�。ㄈw檔時(shí)間：

　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

　　5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

　　9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　　12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

　　2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

　　3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　四、檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

　　3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

　　2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

　　5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

　　6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

　　7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9.對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷毀制度

　　1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

　　4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

　　5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

　　檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字

　　六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　七、綜合檔案室主任職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

　　2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

　　3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

　　4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

　　5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

　　6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

　　7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

　　八、檔案工作人員崗位職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

　　2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

　　4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　　6.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

公司文件管理制度12

　　一、總則

　　第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的'主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

　　2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。

　　3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

　　4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度13

　　一、總則：

　　為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：

　　1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　2、工程部部長負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。

　　3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。

　　4、技術(shù)文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規(guī)程；

　　c、設(shè)備操作規(guī)程；

　　d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；

　　e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；

　　f、采購技術(shù)要求等。

　　三、技術(shù)文件的更改：

　　1、技術(shù)文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。

　　2、各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前參數(shù)；

　　c、更改后參數(shù)。

　　4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：

　　a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；

　　b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的.更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；

　　c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書面文件）；

　　5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

　　a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；

　　b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；

　　c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；

　　d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。

　　四、技術(shù)文件的管理：

　　1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；

　　c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；

　　d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對(duì)無使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專柜保存，以防誤用。

公司文件管理制度14

　　一、總則

　　1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。

　　3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。

　　一、文件的分類

　　1、外收文：公司從外部接收的.政府文件。

　　2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。

　　3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。

　　三、內(nèi)行文的管理

　　1、內(nèi)行文的范圍：

　　凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。

　　2、內(nèi)行文的編號(hào)

公司文件管理制度15

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門函、電、來文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

　�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

　　（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。

　�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

　�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

　　2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　　（1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

　�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的.辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

　　（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

　　（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

　�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

　　2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

　　4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

【公司文件管理制度】相關(guān)文章：